Økonomisjef Lars Øverås opplever at varekostnadene eksploderer rundt ham. I 2022 "sprengte" UNN grensa på 1 milliard kroner for første gang.

Varekostnadene i UNN, artikkel 1/3: Varekostnadene har eksplodert de siste fem årene. Hva består egentlig varekostnadene av? Og hvordan kan bevissthet om innkjøp bidra til en bedre sykehusøkonomi?

– Dimensjonene her er ganske store, og de fleste undervurderer varekostnadene når vi diskuterer hvordan UNN kan spare penger, slår økonomisjefen fast.

Han står i sentralforsyninga på C4 ved UNN i Tromsø. Her er det ekstremt høyt under taket. Rundt ham står det kraftfulle reoler fulle av varer; kulepenner, kopipapir, skjemaer og alt det du forventer å finne på et rekvisittlager i en hvilken som helst kontorbedrift.

Du skal lete før du finner medikamenter, kanyler og de varene du utelukkende forbinder med sykehusdrift. Vektleggingen på de ulike varetypene er i denne sammenhengen absolutt ikke tilfeldig.

Undervurdert sparetiltak

Varekostnadene har nemlig økt kraftig i løpet av de siste årene, og endte på 1.031 milliard kroner ifølge årsrapporten for 2022. Det betød et negativt budsjettavvik alene på 135,8 millioner kroner.

– Legemidler utgjør selvsagt en stor del av varekostnadene, men den aller største andelen består av medisinsk forbruksmateriell. I 2021 brukte UNN 518 millioner på slike varer, forteller Øverås, og nevner bandasjer, reagens og kanyler som eksempler.

Samlet omsetter UNN for drøyt ni milliarder kroner årlig. Lønn og personalkostnader beløper seg til knappe seks milliarder, og får åpenbart mest oppmerksomhet når sykehusets økonomi diskuteres. Noe diskusjon er knyttet til driftskostnadene, og særlig er bekymringene knyttet til omfanget av pasientreiser. Men varekostnadene glemmes ofte, i alle fall når kostnadene til vikarbyråene tas ut av regnestykkene og gjøres til en egen post i regnskapet.

Mange bekker små…

Og med totale kostnader på mange milliarder kroner, kan det gjerne fremstå pirkete å diskutere valg av varer man henter fra lageret når prisforskjellen mellom de ulike variantene ofte ikke er større enn 10-20 kroner.

Lars Øverås er uenig.

– Det totale volumet vårt er så stort at tallene på slike varer faktisk monner. Historien om veneflonene viser at en sterkere bevissthet på valg av varer gir en innsparingsgevinst som enkelt lar seg omregne i ganske mange sykepleierstillinger, bemerker han.

Mange tiltak for innsparing innebærer smertefulle valg, men styrket kontroll på varekostnadene vil verken bety dårligere pasientbehandling eller svekket arbeidsmiljø. I løpet av de siste fem årene har varekostnadene til UNN økt med 33 prosent, mens de totale kostnadene har økt med 21,8 prosent.

Hvis veksten i varekostnadene hadde holdt seg på samme nivå som veksten i de totale kostnadene for UNN, ville innsparingen vært stort nok til å dekke inn hele driftsunderskuddet helseforetaket hadde i 2021.

Tilnærmet best i klassen

At varekostnadene ved UNN har eksplodert de siste årene, betyr ikke det samme som at kostnadene har «løpt løpsk». Sammenliknet med andre store sykehus, skiller UNN seg ut ved å ha god kontroll på kostnadsveksten, og dette skyldes naturligvis ikke tilfeldigheter.

– Vi har jobbet systematisk med varekostnadene i ti år nå, og har siden 2019 intensivert dette arbeidet. Målet var for det første å få ned kostnadene, og for det andre å skaffe oss bedre kontroll på både varer og kostnader. Gjennom å få på plass flere avtaler og styrke bruken av innkjøpssystemet Clockwork, har vi unngått unødvendig store prissvingninger. Bruken av Clockwork, altså andelen av de totale innkjøpene våre som registreres gjennom Clockwork, har økt fra 64- til 76 prosent, forteller Øverås.

Han mener det er grunn til å glede seg over denne utviklingen, selv om det for ham er et mål at andelen i Clockwork økes ytterligere.

Samtidig ser han behovet for at UNN i den nærmeste fremtiden reduserer antall varer, fordi alle valgmulighetene og variablene kan bidra til høyere kostnader enn nødvendig.

Sårbar for import

Dessuten er det ikke alle økningene i kostnadene som ligger innenfor det UNN selv har kontroll over. Også UNN merker det, når et lasteskip går seg fast i Suezkanalen og dermed blokkerer import fra Asia, hvor mange av varene som ligger på lageret er produsert.

– Vi har i løpet av de siste årene gjort oss mange erfaringer om internasjonal handel, bemerker Eivind Nydal, som er avdelingsleder i forsyningsavdelingen.

Den langvarige stengningen av Suezkanalen er ikke det eneste tilfellet som har vist sårbarheten ved internasjonal handel. Pandemien og Russlands invasjon av Ukraina, med påfølgende restriksjoner i eksport og import har også bidratt til ekstraordinært høye priser.

– Vi erfarte hvor fort verden praktisk talt ble sugd tom for enkelte varer, og hvor raskt enkelte land innførte restriksjoner på eksport, fordi de trengte varene sine selv. Vi opplevde at trailere med varer som skulle til oss ble stoppet på grensa og beordret til å snu, forteller han.

Erfaringer rikere

Totalt sett kom UNN seg greit igjennom pandemien, men med noen nye erfaringer for innkjøp som fortsatt preger rutinene i organisasjonen.

– Vi samarbeider i dag tettere med aktører rundt oss, og har fått på plass et forum for innkjøp der alle de forskjellige lagrene er involvert, i tillegg til Sykehusinnkjøp. På denne måten sikrer vi tilgang på varer, i tillegg til at vi holder kostnadene så lave som mulig, sier Øverås.