For mye administrasjon – for få mennesker

Noe av årsaken til det høye sykefraværet, kan være en pris UNN i dag betaler for innsparinger som ble gjort for over ti år siden.

Bakgrunn:
  • Sykefraværet ved UNN har de siste årene ligget opp mot 9 prosent. Målsettingen er 7,5 prosent.
  • Styret ved UNN vil ha ytterligere fokus på sykefravær for å nærme seg målsettingen, og vil få forslag til tiltak presentert fra administrasjonen i styremøtet 4. oktober -18.
  • Pingvinavisa publiserer  en artikkelserie der vi ser nærmere på tallene, mulige årsaker og hva som kan gjøres for å bedre situasjonen.
  • I dag er stabssjef, administrerende direktør og personalsjefen i ulike saker.
  • I neste uke følger vi på med blant andre tillitsvalgte, vernetjenesten, NAV og eksempler fra både intern drift og eksterne aktører.
  • Har du tips knyttet til temaet? Send en mail til pingvinen@unn.no
– Det er ikke mangel på prosedyrer, rutiner og systemer til hjelp i sykefraværsarbeidet som gjør at UNN har et høyt sykefravær. Tvert imot: Vi har nok administrative rutiner og systemer, og lederne på de ulike avdelingene bruker veldig mye av arbeidstiden sin til å følge opp sykemeldte, mener personalsjef Mai-Liss Larsen.

– Det vi mangler, er at lederne har tid til å se medarbeiderne sine, og til å lede menneskene på hver enkelt avdeling, slår hun fast.

Aktiv personalledelse 

Hun har i flere runder – i 2014 og i 2017 – deltatt i arbeidsgrupper som har kartlagt både årsaker til sykefraværet og konsekvensene av fraværet, og i dette arbeidet har et stort antall ledere blitt intervjuet. De har formidlet hvordan virkeligheten oppleves ute i avdelingene.

– En av de viktigste konklusjonene er at god og aktiv ledelse er viktig for å forebygge sykefravær. De ansatte ønsker tydelig ledelse der de blir sett og stilt krav til både når det gjelder utførelsen av den jobben de skal gjøre, og til atferden på arbeidsplassen. Det er dessuten et ganske tydelig funn som går igjen: Ledere som har et håndterlig antall ansatte i sin avdeling, har i utgangspunktet bedre muligheter til å følge opp sine medarbeidere. Dette er en viktig forutsetning for å jobbe med å forbygge og redusere sykefravær, forteller hun.

Hvis reduksjon av sykefraværet var «jobb nummer én» burde første forslag handle om å organisere virksomheten til å bestå av mindre avdelinger. Men de ubehagelige observasjonene som er kartlagt, stopper ikke med dette. De administrative arbeidsoppgavene innenfor personal, økonomi og fag som hver enkelt leder må utføre i løpet av arbeidsdagen sin, har etter hvert blitt så mange og så tidskrevende at de hindrer mulighetene for aktiv personalledelse – og dermed også mulighetene til å redusere sykefraværet.

LES OGSÅ: Nesten 500 ansatte borte hver dag

LES OGSÅ: Skuffet over fraværsutviklingen

Arbeidstid til administrative oppgaver

Slik fordeler sykdomsutfordringene seg ved norske sykehus, ifølge studier. Foredelingen på sykdom er noe annerledes enn de samlede statistikkene for norsk arbeidsliv. Kilde: NAV.

I løpet av det siste drøye tiåret er veldig mye av arbeidsflyten ved norske sykehus endret – og UNN er ikke noe unntak. Digitale verktøy har økt i utbredelse, og har redusert behovet for manuelt rapporteringsarbeid. Dette har virket effektiviserende, og gjort at man i ulike prosesser med nedbemanning har kunnet skjerme kliniske funksjoner. Til gjengjeld finner vi langt færre medarbeidere som jobber med administrative støttefunksjoner ute i avdelingene i dag enn hva tilfellet var for 10-15 år siden. Men selv om rapporteringsarbeidet er effektivisert, er ikke oppgavene fjernet, og selv om tidsbruket på hver enkelt oppgave er redusert, så blir det samlede omfanget likevel ganske stort.

Mai-Liss Larsen ønsker ikke å gå inn å det som er gjort historisk, men hun er tydelig på hva som er nå-situasjonen:

– Veldig mye av arbeidstiden til lederne handler i dag om administrative oppgaver. Alt dette spiser opp tiden til lederne, og gjør at det blir mindre kapasitet til å lede de menneskene avdelingen består av, sier hun.

– Vi bør derfor stille spørsmål om hvilke administrative arbeidsoppgaver som kan tas hånd om av andre enn lederne, slik at lederne kan bruke mer tid på mennesker og mindre tid på administrasjon, sier hun.

Kompetente og motiverte

Når sykefraværet ved UNN analyseres og årsakene til hvert enkelt syketilfelle sorteres i hovedgrupper, er det etter Larsens oppfatning lett å se at mer aktiv ledelse kan bidra effektivt til å bedre situasjonen. SINTEF har forsket for sykefraværet ved norske sykehus, og det er ikke grunn til å tro at UNN fraviker vesentlig fra disse hovedtallene:

  • Rundt 30 prosent av fraværet er arbeidsrelatert. Dette er fysisk belastning over tid, høyt tempo over tid, søvnproblemer som følge av turnusbelastning, smittefare og tilretteleggingsproblemer.
  • Rundt 40 prosent av fraværet skyldes muskel- og skjelettlidelser, ofte som et resultat av fysisk belastning.
  • Rundt 20 prosent skyldes psykiske lidelser, som blant annet er begrunnet i stress eller følelsen av utilstrekkelighet.

– Veldig mange hevder at en viktig årsak til det høye fraværet i Norge også skyldes bekvemmelighet og lav arbeidsmoral?

– Vi ønsker å flytte fokus. Utgangspunktet hos oss er at UNN har kompetente medarbeidere som drives av et ønske om å gjøre en forskjell – og av å gjøre en god jobb for pasientene. Samtidig består UNN av ledere som er opptatt av at medarbeidere skal oppleve jobben som meningsfull, og får mulighet til å utføre jobben til beste for pasienten. Som arbeidsgiver må UNN legge til rette for dette, mener hun.

– Men arbeidsmoral spiller inn?

– Jeg tror at trivsel, godt arbeidsmiljø og tilstedeværelse henger nøye sammen. Vi må imidlertid være oppmerksomme på at sykefravær har en tendens til å «smitte». Enheter som opplever et høyt sykefravær over tid, opplever ofte at sykefraværet sprer seg, og at flere blir sykemeldte. Dette skyldes ikke nødvendigvis at det vokser frem en ukultur av lav arbeidsmoral. Langt oftere er årsaken at belastningen på de som er igjen på avdelingen øker, og at dette fører til flere sykemeldinger og en ond sirkel, påpeker hun.

Bakgrunn:
  • Sykefraværet ved UNN har de siste årene ligget opp mot 9 prosent. Målsettingen er 7,5 prosent.
  • Styret ved UNN vil ha ytterligere fokus på sykefravær for å nærme seg målsettingen, og vil få forslag til tiltak presentert fra administrasjonen i styremøtet 4. oktober -18.
  • Pingvinavisa publiserer  en artikkelserie der vi ser nærmere på tallene, mulige årsaker og hva som kan gjøres for å bedre situasjonen.
  • I dag er stabssjef, administrerende direktør og personalsjefen i ulike saker.
  • I neste uke følger vi på med blant andre tillitsvalgte, vernetjenesten, NAV og eksempler fra både intern drift og eksterne aktører.
  • Har du tips knyttet til temaet? Send en mail til pingvinen@unn.no

Pingvinavisa Nyhetsbrev

Meld deg på vårt nyhetsbrev og hold deg oppdatert.