Innkjøpere i krisetider
Innkjøpsavdelinga på UNN bruker nesten halvparten av kapasiteten sin på å søke etter erstatningsvarer, fordi sykehuset ikke får tak i avtalte varer.
Varekostnadene i UNN. Artikkel 2/3: Varekostnadene i UNN har eksplodert i løpet av de siste årene. Hva er årsaken? Og hvordan kan disse kostnadene komme under kontroll?
«Erstatningsvarer» og «rasjonering» er begreper vi i Norge forbinder med fortellinger fra andre verdenskrig, men beskrivelsen lar seg likevel sammenlikne med varetilgangen på UNN og andre norske sykehus i 2023: Mangelen på varer bidrar til at varekostnadene skyter i været.
388 dager over avtalt levering
Hver eneste uke kjøres det ut lister med oversikt over hvilke varer som ikke er levert til UNN i henhold til bestilling. For en tilfeldig valgt uke manglet det så mye som 569 varer. Og i det verste eksemplet hadde det gått 388 dager siden avtalt leveringsdag.
– Tallene i denne oversikten sier ikke nødvendigvis noe om hvor kritisk det er for hver vare som mangler, og heller ikke kostnadene som er forbundet med forsinkelsene. I tilfellet der leveringsdagen er oversteget med over 388 dager, har vi sannsynligvis lyktes i å skaffe erstatningsvarer, forteller innkjøpssjef Helge Vorren.
– Hva innebærer begrepet «erstatningsvarer»?
– I de aller fleste tilfellene betyr dette at vi klarer å løse problemet gjennom et godt samarbeid med Sykehusinnkjøp og de andre sykehusene i Helse Nord. Her er dialogen god, og ofte opplever vi at andre sykehus har varer på lager som vi selv mangler, og at vi får erstattet varene på dette viset, forteller han.
– Men hvis de ulike varene ikke finnes på andre sykehus heller?
– Da må vi tenke alternativt, og da kan jo kostnadene bli betydelig høyere.
– Betyr «alternativt» at dere rett og slett må til Jekta på handletur?
– Det har hendt at vi har kjøpt varer fra både Clas Ohlsson, Jula, Biltema og slike butikker. Det har kanskje ikke skjedd så ofte, men det har hendt, erkjenner han.
Et enormt vareutvalg
Dimensjonene er store. UNN har i dag 9.400 lagerførte varer i sitt eget innkjøpsprogram. Til sammenlikning finner du 6.021 varer i en Extra-butikk (Nielsen Norge 2017), en kjede som kommuniserer sitt brede utvalg som et av sine viktigste fortrinn i markedet.
– Det er viktig at vi i UNN har innkjøpsavtaler for de varene vi handler inn, og det er viktig at vi hele tiden får registrert kjøpene gjennom systemet vårt, Clockwork, fordi dette gir oss kontroll over kostnadene, påpeker økonomisjef Lars Øverås.
Siden 2019 har UNN jobbet for å øke antall innkjøp som registreres i Clockwork sammenliknet med innkjøp som belastes ved at leverandørene sender faktura etter varelevering. Andelen har økt fra 64 prosent i 2019 til 76 prosent i 2022, og er hovedgrunnen til at økningen i varekostnadene i helseforetaket ikke har økt like mye som for andre store sykehus.
Likevel mener Øverås at det er store summer å spare på å foreta en kritisk gjennomgang av det store vareutvalget, og kanskje er ikke sammenligningen med Extra-butikkene så håpløs som mange vil tro.
– Vi har veldig stort utvalg av varer, som gir veldig mange valgmuligheter og veldig mange variabler. Kanskje burde vi redusert vareantallet der dette var mulig, og konsentrert oss om mer kostnadseffektive varianter, antyder Øverås, og nevner en annen variabel som bidrar til at varekostnadene er høyere enn hva de kunne ha vært.
– I UNN har vi over 1.000 ansatte med myndighet til å gjøre innkjøp. Dette høye antallet gjør det vanskelig å samordne og kostnadseffektivisere, påpeker han.
Fem forklaringer på økningen
I løpet av de fem siste årene har varekostnadene ved UNN økt med 33 prosent, mens veksten i de totale kostnadene for UNN i den samme perioden økte med 21,8 prosent.
Prisvekst og ustabil varetilgang fremstår som de viktigste årsakene til kostnadsveksten. Men i tillegg finnes det fem andre viktige forklaringer til hvorfor varekostnadene har vokst voldsomt.
Første forklaring: Lagerkapasiteten
– Store varelagre er ikke ønskelig i noen virksomheter, fordi dette binder kapital. I UNN har vi i mange år jobbet etter en praksis med en varebeholdning tilsvarende seks ukers forbruk, men dette bør vi åpenbart utvide, mener Eivind Nydal, som er avdelingsleder for forsyningsavdelingen.
– Mange av de leveransene vi trenger i virksomheten vår, opererer med så mye som tre måneders leveringstid. Risikoen for at vi ofte skal havne i situasjoner med varemangel, erstatningsvarer og økte kostnader, blir derfor veldig høy. Totalt sett bør vi øke varebeholdningen snarere enn å begrense den, mener han.
Det store hinderet for en slik omlegging kan komme til å gi seg selv, og handler om fysisk plass. Aktiviteten slik den drives i UNN i 2023, krever mer medisinsk forbruksmateriell enn hva aktiviteten gjorde i 1991, den gang UNN i Breivika ble åpnet, men størrelsen på lagrene ute på de ulike avdelingene er i stor grad de samme. Og situasjonen er ikke annerledes i Harstad og Narvik.
Tvunget til å kaste varer
Andre forklaring: Forpakninger og minstebestillinger
Mange av de inngåtte nasjonale leverandøravtalene baserer seg på et forbruksomfang som er på et helt annet nivå enn virkeligheten i UNN.
– Minstebestillingene fra leverandørene er ofte mye større enn forbruket vårt, selv om vi slår sammen forbruket til alle lokasjonene våre. Vi kan be om at leverandørene «brekker opp» leveringen, slik at denne blir bedre tilpasset behovet vårt, men påslaget leverandørene krever for å få utført dette er så høyt at det ikke lønner seg for oss, forteller Nydal, og nevner svelgtuber som eksempel: Minsteantallet i bestillingen av dette produktet er så stort at UNN må destruere et veldig høyt antall etter at forpakningen er brutt opp og utløpsdatoen er oversteget.
– Men dette bør vel ikke gjelde ukompliserte varer som for eksempel toalettpapir?
– Nei, men med toalettpapir og tørkepapir risikerer vi andre utfordringer, påpeker Gørill Stødle Mikalsen, som er seksjonsleder ved forsyningsavdelingen.
– Det har skjedd at leverandørene av tørkepapir underveis i avtaleperiodene har endret formen på dispenserne. Da passer ikke tørkepapiret vi har på lager inn, vi må kaste alt det vi har lagret og kjøpe nytt, illustrerer hun.
Tredje forklaring: Fysisk rot på avdelingslagrene
Mangel på oversikt på de ulike avdelingslagrene bidrar til at varekostnadene blir unødvendig høye, fordi varesvinnet øker.
– Vi har mye å hente på å redusere varesvinnet, hvis vi kan klare å bli flinkere til å bruke de eldste varene først, mener Gørill Stødle Mikalsen.
– Alle varene vi har på lager, opererer med en utløpsdato. Når denne er oversteget må varene destrueres, og dette er naturligvis kostbart, sier hun, og understreker at problemet slett ikke bare gjelder medikamenter.
– Også produkter som ansiktsmasker opererer med en utløpsdato, og det finnes en grense for levetiden for elastisitet i ulike stoffer, eller for når strikk begynner å morkne og ikke lenger er trygge i bruk. Det samme gjelder noe så undervurdert som tonerkassetter til printere, sier hun, og har «Historien om tonere» som et eget eksempel.
Kostbare leverandørbytter
Fjerde forklaringer: Rutiner ved nye avtaler
Faste leverandøravtaler bidrar til å redusere varekostnadene. Kostnadsforskjellen på produkter som har slike avtaler, og produkter uten slike avtaler, ligger i gjennomsnitt på rundt 15 prosent.
– Det er ikke vanskelig å oppnå bevissthet om disse avtalene, men gjentatte ganger har det vist seg vanskelig å kommunisere når én avtale er utløpt og er blitt erstattet med en ny, forteller Lars Øverås.
Han nevner en avtale som omhandlet et medikament til HIV-pasienter som eksempel: UNN hadde avtale med en leverandør der prisen for hver dose kostet 500 kroner. Avtalen utløp og UNN inngikk avtale med en annen leverandør, men flere UNN-ansatte fortsatte å bestille medikamenter hos den forrige leverandøren, som uten å være bundet av avtaler økte sine priser til 10.000 kroner for hver dose.
– Vi kan åpenbart bli flinkere til å kommunisere når nye slike avtaler begynner å løpe, erkjenner Øverås.
Femte forklaring: Organisering og standardisering
Den mest komplekse forklaringen på økningen i varekostnadene, handler om manglende standardisering for valg av varer.
– Veldig mange valg gjøres naturlig nok ute på hver enkelt klinikk og avdeling, av hver enkelt lege eller sykepleier. Fra mitt ståsted ser jeg at varekostnadene varierer sterkt mellom Tromsø, Harstad og Narvik – selv med nøyaktig like pasientbehandlingsforløp, påpeker Øverås.
– Noen av forskjellene skyldes beste vurdering i hvert enkelt tilfelle, men noe skyldes også innarbeidede vaner eller manglende oversikt. For å redusere de ekstrakostnadene som åpenbart er unødvendige, trenger vi å bli flinkere på organisering og standardisering, og dette arbeidet må naturligvis gjøres sammen med de medisinsk ansvarlige, sier han.
Les også: Dyster økning i varekostnader
– Dimensjonene her er ganske store, og de fleste undervurderer varekostnadene når vi diskuterer hvordan UNN kan spare penger, sier økonomisjef Lars Øverås.
Les hele saken her
Les også: Ryddeaksjon ga stor gevinst
- Jeg skal innrømme at jeg ikke syntes det var noe stas at vi var utpekt som «versting», og at det det var derfor vi ble plukket ut som «pilot» for å teste ut endringene, sier Gry Tufte-Gerhardsen, avdelingsleder ved kirurgisk avdeling UNN Harstad.
Les hele saken herPingvinavisa Nyhetsbrev
Meld deg på vårt nyhetsbrev og hold deg oppdatert.