Ryddet seg til milliongevinst
Ja, det er mulig å klare flere ting samtidig: Kirurgisk avdeling ved UNN Harstad har endret alle rutinene ved lageret sitt. Dette har spart masse penger, og samtidig frigjort kapasitet for sykepleierne.
Varekostnadene i UNN. Artikkel 3/3: Hvordan er det mulig å redusere varekostnadene, uten at dette fører til dårligere pasientbehandling eller dårligere arbeidsmiljø?
– Den reaksjonen jeg i dag oftest møter på, er faktisk misunnelse fra folk som jobber på andre avdelinger, fordi de ser at vi har fått en enklere arbeidshverdag her hos oss, sier Hanna Skår, som er seksjonsleder på kirurgisk sengepost.
– Jeg var ikke på noe tidspunkt skeptisk da vi gikk i gang med denne omleggingen. Men jeg skal innrømme at jeg ikke syntes det var noe stas at vi var utpekt som «versting», og at det det var derfor vi ble plukket ut som «pilot» for å teste ut endringene, sier Gry Tufte-Gerhardsen, som er avdelingsleder ved kirurgisk avdeling.
Fra vanestyrt til behovsstyrt
Men det var i alle fall sånn det begynte: Kirurgisk avdeling pekte seg ut som en versting med tanke på høye varekostnader og dårlig lagerstyring, og et sted der eventuelle forbedringer enklest ville komme til syne. Initiativtakeren bak den endringsprosessen som i dag kan tjene som forbilde for resten av UNN, var seksjonsleder Gørill Stødle Mikalsen ved forsyningsavdelingen.
– Jeg har 20 års erfaring med dette arbeidet. Jeg har lært at vi ikke får gjort noe som helst med prisene på de varene som benyttes ute i avdelingene. Men forbruket av varer kan vi gjøre mye med, og dermed har vi egentlig veldig stor innflytelse over kostnadene, sier hun.
Forandringene på lageret på kirurgisk avdeling har vært omfattende, og bildene som er tatt av avdelingslageret før og etter omleggingen, forteller om to forskjellige virkeligheter. Endringene har bestått av oppussing og fysisk ombygging. Det har handlet om innføring av klare regler og tydelige begrensninger for hva det er lov å plassere inne på lageret, for å unngå at det oppstår rot og manglende oversikt, og en følelse av at lageret blir til en «sportsbod». Endringene har dessuten bestått i å skape nye rutiner for varebestilling og en ny fordeling av arbeidsoppgavene. Men det aller første steget i endringsprosessen, besto i å få bekreftet en magefølelse Gørill Stødle Mikalsen satt med før det hele startet.
– Egentlig satt vi alle med en magefølelse om at mange avdelinger henter varer på forsyningslageret nesten uavhengig av hvilket behov de har for varer! De henter tre esker av et gitt produkt på en mandag – av gammel vane – fordi de hentet tre slike esker mandagen i forveien og mandagen før der igjen, forteller hun.
Omlegging verdt tre millioner
Når vareuttaket blir styrt av historikk fremfor behov, øker forbruk, svinn og kostnader. Men for at vareuttaket skal være tilpasset det reelle behovet, kreves oversikt – noe som igjen krever investeringer i både effektive løsninger og dedikert personell.
– Hvilke økonomiske resultater har kirurgisk avdeling oppnådd?
– I forhold til uttak av varer skiller kirurgisk avdeling seg markant ut, erklærer Stødle Mikalsen.
Mens varekostnadene på kirurgisk avdeling praktisk talt har stått stille, prisøkninger tatt i betraktning, har de øvrige avdelingene på UNN Harstad opplevd samme eksplosive vekst i varekostnadene som resten av UNN og øvrige norske sykehus.
– Hva betyr dette i kroner?
– Det blir et tenkt regnestykke, men hvis alle sju avdelinger ved UNN Harstad hadde hatt de samme rutinene som kirurgisk avdeling, ville den tenkte innsparingen vært på rundt tre millioner kroner i året for disse sju avdelingene, sier hun, og mener omleggingen innebærer langt større innsparinger enn bare reduserte varekostnader alene.
Lønnsom oppgaveglidning
– En veldig viktig gevinst av denne omleggingen består i at de praktiske oppgavene med etterfylling av avdelingslageret i dag utføres av lagermedarbeidere, og ikke sykepleiere som tidligere hadde ansvaret for etterfyllingen, forteller hun.
– Dimensjonene her er ganske store, og de fleste undervurderer varekostnadene når vi diskuterer hvordan UNN kan spare penger, sier økonomisjef Lars Øverås.
Stødle Mikalsen mener gevinsten i dette ikke bare handler om ulike lønnsnivå mellom sykepleiere og lagermedarbeidere. Enda viktigere er det at det er mye enklere å rekruttere lagermedarbeidere enn sykepleiere.
– Vi anslår at hver avdeling sparer mellom 0,2 og 0,5 stilling på å organisere sitt eget lager på denne måten, sier hun.
Gry Tufte-Gerhardsen og Hanna Skår, som begge jobber på kirurgisk avdeling, har en annen opplevelse, og tror anslagene er for lave.
– Jeg tror vi har spart en hel sykepleierstilling her hos oss på grunn av denne omleggingen. Tid som tidligere ble brukt på å finne varer og materiell, brukes i dag sammen med pasientene. Det er en endring som er fornuftig både med tanke på økonomi og kvalitet. Vi har ikke bare bedret oss på varekostnader, men vi har også bedret oss på pasientsikkerhet, sier Tufte-Gerhardsen.
Gevinsten kan beskrives som «Historien om de lønnsomme stegene».
Stort potensial i hele UNN
Kirurgisk avdeling ved UNN Harstad har skapt en ny praksis som kan fungere som forbilde for resten av UNN. Men hvor stort er egentlig potensialet?
UNN er en stor organisasjon, med mange lokasjoner og mange avdelinger, og på alle avdelingene finnes det muligheter for en mer aktiv lagerstyring – som gir en mer målrettet forbruk og dermed reduserte varekostnader.
– Bare i Harstad har UNN 28 ulike «lagerpunkter». Vi har 18 lagerpunkter i Narvik og hele 60 i Tromsø, så det er klart det finnes veldig store muligheter for en mer aktiv lagerstyring og bedre kontroll på forbruk og varekostnader, bemerker Eivind Nydal, som er avdelingsleder for forsyningsavdelingen.
– Men hva må hver enkelt avdeling investere for å oppnå de gevinstene «kirurgen» ved Harstad har oppnådd?
– I forhold til investerte kroner, består den største investeringen i å være villig til å spleise på de stillingene som kreves for å vedlikeholde lagersystemene, og som i praksis utføres av dedikerte lagermedarbeidere, påpeker Stødle Mikalsen.
– De fysiske investeringene, som handler om oppussing av lagerrommet, lyssetting og investeringer i nye reoler og skap, beløp seg til 100.000 kroner. Men noen av disse investeringene er jo bygningstekniske vedlikeholdskostnader som ikke bæres av hver enkelt avdeling, sier Eivind Nydal.
Han mener likevel det største steget og den viktigste investeringen består i viljen til å komme i gang, og ikke minst utføre nødvendige endringer.
Innkjøpsavdelinga på UNN bruker nesten halvparten av kapasiteten sin på å søke etter erstatningsvarer, fordi sykehuset ikke får tak i avtalte varer. Økte priser tvinger også frem behov for å finne billigere erstatningsvarer
Nyhetsbrev
Få tilsendt nyhetsbrev for Pingvinavisa første dag i hver måned.
