Norsk helsearkiv (NHA) er i full gang med å etablere felles mottak og oppbevaring av alle sykehusjournaler for døde pasienter. Det betyr registrering av omkring 15 millioner historiske journaler på papir. Denne uken ble fire paller med papirjournaler hentet ved UNN Åsgård.

Turen til Tromsø er et ledd i et pilotprosjekt, der hensikten er å prøve ut og evaluere arbeidsflyt og prosesser, teknologi og datastrukturer som grunnlag for rutinedrift i Norsk helsearkiv når dette kommer i gang på Tynset i 2019.

Enn så lenge drives Norsk helsearkiv som en interimorganisasjon med 11 ansatte i Oslo.

– Pilotprosjektet i samarbeid med UNN vil omfatte mellom 2.500 og 3.000 morsjournaler (døde) tilknyttet Åsgård sykehus siden starten her i 1960. Som en del av avtalen sorterer og pakker vi disse journalene for UNN, og journalene deponeres ved NHA med sikte på å gjennomføre en pilotdigitalisering av disse. Vi står som ansvarlig for å ordne og registrere arkivet forskriftsmessig, og avtalen innebærer også at NHA overtar ansvaret for arkivet etter at det er deponert, forklarer seniorrådgiver Øyvind Gausemel ved Norsk Helsearkiv.

Enorme mengder

Sammen med rådgiver Tord Myklebust tok han for seg journalarkivet ved Åsgård, og pakket eske for eske med pasientjournaler som skulle sendes sørover. Senere må UNN selv gjennom samme prosess for pasientjournalene i somatikken.

Da skal det pakkes langt flere paller med journaler som skal oversendes Norsk helsearkiv.

– Det vil være snakk om enorme mengder som skal samles i det nye bygget på Tynset. Vi regner med rundt 15 millioner journaler fra hele landet. Totalt vil det utgjøre omkring 150.000 meter med papir. Det finnes sykehusarkiv tilbake til 1500-tallet, men pasientjournaler i ulike formater primært fra 17-1800-tallet og frem til sykehusene gikk over til fullelektronisk pasientjournal (EPJ) på 2000-tallet. Her snakker vi om over 16 millioner EPJ-journaler for både levende og døde pasienter. Sykehusene må nå skille ut journaler for døde, såkalt morsjournaler, før de kan avleveres Norsk helsearkiv, sier Gausemel og Myklebust.

Forskning

Formålet med Norsk helsearkiv er å sikre det til nå spredte pasientarkivet fra spesialisthelsetjenesten, og gjøre helseopplysninger i arkivet tilgjengelig for forskere og pårørende i samsvar med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt.

Dette vil blant annet gi forskere mulighet for tilgang på store informasjonsmengder, uavhengig av behandlingssted, noe de tidligere ikke har hatt mulighet for.

– For enkelte sykehus vil det være nok å oversende enkelte deler av pasientarkivmaterialet. For andre, blant annet UNN, skal all journalinformasjon oversendes NHA. Plikten til å avlevere pasientarkivmateriale omfatter både fysiske og elektroniske pasientjournaler når disse ikke lenger er i bruk, normalt 10 år etter pasientens død, legger Øyvind Gausemel til.

Stor jobb

Dette betyr en stor jobb å koordinere for arkivansvarlig Line Aslaksen i UNN:

– Vi vet det venter en stor jobb med avlevering av morsjournaler (døde personer) til Norsk helsearkiv, og dette vil kreve grundig planlegging. Nøyaktig når det skal avleveres, er imidlertid ikke helt klart. Fordelen er at vi ved en tidligere anledning allerede har kartlagt og fått en oversikt over papirjournalene tilknyttet UNN. Da var mengden beregnet til 4.407 hyllemeter journaler og 1.792 hyllemeter morsjournaler. I tillegg har journalarkivet gjort en jobb med å skille ut morsjournaler fra det øvrige og det ble tidlig benyttet strek-koding på hver journal. Dette bidrar til å forenkle oppgaven med å legge inn opplysninger om hver enkelt journal i et registreringssystem og klargjøre materialet for sending til Norsk helsearkiv, sier Line Aslaksen, arkivansvarlig i UNN.

For sykehuset vil det også være enkelte gevinster å hente på flyttingen til det nasjonale helsearkivet.

– Det vil blant annet frigjøre en del areal i sykehusene. Samtidig vil vi redusere noen kostnader for leie av areal eksternt, legger Aslaksen til.

100.000 bilder om dagen

Ifølge direktør Tom Kolvig i Norsk Helsearkiv, vil det i nybygget på Tynset etableres to store datarom for høyhastighetsskannere som kan skanne over 100.000 bilder om dagen. Hver enkelt kan i snitt digitalisere 6.000 ark per dag. De skannede journalene skal oppbevares i 1.000 år.

Dette fortalte han på et folkemøte i Nord-Østerdal i forrige måned, ifølge avisa Østlendingen.

Du kan lese mer om Norsk helsearkiv på https://www.arkivverket.no/om-oss/norsk-helsearkiv/om-oss  og om avlevering av elektroniske pasientjournaler her.