Allerede etter et drøyt døgn i gang med DIPS Arena var det mulig å slippe jubelen løs på UNN. Her er gjengen i oppstartstøtte samlet til lunsj sammen med medarbeidere både i det lokale og regionale prosjektet og fra leverandøren. Bildet ble tatt før pandemirestriksjonene trådte i kraft. Foto: Rune Stoltz Bertinussen, Krysspress

Vellykket oppstart med nytt journal­system

Allerede etter et drøyt døgn i gang med DIPS Arena var det mulig å slippe jubelen løs på UNN. Her er gjengen i oppstartstøtte samlet til lunsj sammen med medarbeidere både i det lokale og regionale prosjektet og fra leverandøren. Bildet ble tatt før pandemirestriksjonene trådte i kraft. Foto: Rune Stoltz Bertinussen, Krysspress

Nå er også Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) over på nytt pasientjournalsystem. Dermed bruker samtlige sykehus lengst nord det moderne og norskutviklede EPJ-systemet DIPS Arena.

‒ Null stress

‒ Enkelt

‒ Intuitivt

Meldingene fra de som befinner seg i oppstartstøtte for de i alt 6.000 DIPS Arena-brukerne ved UNN, vitner på ingen måte om at det kun er noen få timer siden samtlige fikk et helt nytt datasystem i nevene. Innføringen av den nye pasientjournalen skjedde søndag 7. november, og går rett og slett over all forventning. Flere av de som er i oppstartstøtten kommerinn fra sine runder rundt «på huset» og melder om full kontroll.

Prosjektlederen for Arena-innføringen ved UNN, Eli Larsen, er et eneste stort smil.

‒ Hva føler du nå?

Lettelse! Det har vært et enormt press med dette prosjektet siden lenge før sommerferien, svarer hun.

‒ Alt i alt går dette veldig bra. Det som har vært av utfordringer etter oppstart er håndterbare.

Nå handler det om å gi de som trenger det veiledning underveis slik at de kan dykke stadig dypere ned i det nye arbeidsverktøyet sitt. I de to første ukene forsøker sykehuset å redusere litt på planlagt virksomhet innen operasjon og poliklinikk. Samtidig gjør ikke det høye Covid 19-smittetrykket dette særlig enkelt.

Psykiater Kent Jensen har deltatt i å utvikle journalsystemet, undervise i det og nå veileder han kollegaer med å lære seg å bruke DIPS Arena. Foto: Krysspress

Oppstartstøtte

På motsatt side av Tromsøya, ved Psykisk helse og rusklinikken på Åsgård, er de i ferd med å samle det brede teamet av oppstartstøtte for et statusmøte. Også her signaliseres det med tommel opp, både fra de som går rundt «på huset» og de som støtter avdelingene fra Storslett i nord til Håkvik i sør over Teams og telefon.

‒ Vi er UNNs største klinikk, med 1000 ansatte. Så langt har oppstarten i ny journal gått veldig bra. De vi har møtt til nå klarer seg fint, sier psykiater og overlege Kent Jensen.

Han har vært med på å utvikle den nye vedtaksmodulen i DIPS Arena, og har gitt opplæring til de som skal gjøre tvangsvedtak. Ved UNN betyr dette både klinisk personell med ansvarsvakter, som for eksempel sykepleiere og vernepleiere, og behandlere.

‒ I sum er dette systemet enklere enn det vi hadde før, hvilket medfører at jeg som lege får til å registrere ting som kontorpersonellet tidligere måtte ta seg av, sier Jensen.

Flere ved Åsgård sykehus har hatt tilgang til enkeltmodulen «Pakkeforløp» i DIPS Arena fra før, og har sett fram til å kunne få komme inn i resten av den moderne pasientjournalen.

God kontroll

Fra UNN Harstad melder driftsleder Gina Marie Johansen om rolig stemning og god kontroll.

‒ Vi synes dette har gått greit. Det er selvsagt krevende å innføre nytt dataprogram mens vi i drift, men i sum er folk positive og ved godt mot. Litt frustrerende skjønner jeg at det er når hurtigkommandoer som lå i fingrene må læres på nytt, men dette har egentlig gått veldig bra, sier hun.

‒ Jeg må si jeg er positivt overrasket over hvor rolig folk er og hvor bra dette går, sir LIS-lege Ingelin Mamen.

Hun er superbruker ved Barne- og Ungdomsavdelinga ved UNN Tromsø, og vandrer mellom sengepost og poliklinikk med fullstendig lave skuldre.

‒ De fleste henvendelsene dreier seg rundt problemstillinger i pasientlista som er spesielle for oss på barneavdelingen. Vi har for eksempel innlagt pasienter som er til behandling i andre avdelinger, pluss at våre pasienter ofte registreres med flere ledsagere. Slike spesifikke ting var det ikke så lett å øve på i kursmodulen, forklarer hun.

Barnelege Ingelin Mamen er blant de som kan det nye pasientjournalsystemet ekstra godt, for å kunne hjelpe kollegaer når de står fast. Foto: Rune Stoltz Bertinussen, Krysspress

Enkelt å forstå

Barnelegen mener DIPS Arena er mye enklere å lære seg enn det forrige systemet, DIPS Classic, og at forutsetningene for å klare seg bra i Arena er mer til stede.

‒ Her er veldig gode brukerveiledere og hurtigguider hvis du står fast. Jeg håper de bidrar til at vi klarer å utnytte dette journalsystemet enda bedre enn det forrige.

Som superbruker har Mamen gjennomgått mer kurs og opplæring enn sine kollegaer, nettopp for å kunne hjelpe hvis noen står fast. Hun tok på seg denne rollen litt ad hoc to uker før oppstart, fordi en annen kollega ble forhindret.

‒ Ærlig talt var jeg skeptisk. Jeg har dårlig erfaring fra systembytte før. Legeutdannelsen tok jeg i København, og var der mens de byttet til Sundhetsplattformen. Det gikk ikke gikk spesielt bra, og dataproblemene fikk lange etterspill. Jeg er veldig fornøyd med at DIPS Arena er laget i Norge og fungerer logisk i den hverdagen vi jobber i, mener hun.

Stolt og glad

Heidi Johansen i Helse Nord, har vært hovedprosjektleder for Arena-innføringen. 14. mars var Helgelandssykehuset først ut i Helse Nord. På Helgeland var de også først med å innføre ny journal for hele sykehuset, og samtidig fjerne tilgangen til DIPS Classic. Andre steder i landet har først psykisk helse og rus gått opp på ny journal, og så de somatiske avdelingene.

I mai fulgte hele Nordlandssykehuset, i oktober Finnmarkssykehuset, og nå i november var det altså UNN sin tur. UNN er større og mer komplekst, og har flere DIPS-brukere enn de øvrige tre sykehusene til sammen. Derfor var det knyttet ekstra spenning til UNN, selv om erfaringene fra resten av Helse Nord har vært tilnærmet unisont positive.

Innføringen fikk også en ekstra dimensjon med pandemien, som mot alle odds toppet seg og gjorde innføringen ved UNN ekstra krevende.

Heidi Johansen har ledet Helse Nord over på morgendagens pasientjournalsystem, og har hatt noen hektiske år med forberedelser og innføring over hele Nord-Norge. Foto: Rune Stoltz Bertinussen, Krysspress

‒ Jeg er veldig fornøyd og utrolig stolt av alle de flotte folkene som har bidratt inn i dette prosjektet: Prosjektmedarbeiderne som brukerne ikke ser, regional drift og forvaltning, leverandøren og alle de som har deltatt i oppstartstøtten. Sist, men ikke minst de som har tatt et ekstra ansvar for å lære seg Arena i sin avdeling, og som også vil bidra til at sykehusene får utnyttet journalsystemet best mulig etter innføringsperioden. Disse ressursene er uvurderlige for UNN, sammen med den lokale forvaltningen, sier hovedprosjektlederen.

Heidi Johansen skryter av samarbeidet med helseforetakene gjennom hele prosjektperioden, fra ledelsen til operative oppgaver som utvikling av kursmateriell, brukermanualer og hurtigguider som er tilgjengelig online.

‒ Vi får generelt god respons på brukerstøtten, og all veiledning som bare er et tastetrykk unna, sier Johansen.

Utvikles videre

Markus Rumpsfeld leder E-helse, samhandlings- og innovasjonssenteret ved UNN. Han leder også prosjektstyret for innføringen av DIPS Arena. Rumpsfeld er fornøyd med at alle sykehus i den nordligste helseregionen nå bruker samme elektroniske pasientjournal.

‒ Dette setter oss i posisjon å videreutvikle et felles journalsystem for våre pasienter i tråd med den nasjonale målsettingen: Én innbygger – én journal. Vi vil videreutvikle DIPS Arena i tråd med dette målbildet, og i tett samarbeid med klinikkene, med Helse Nord IKT, Helse Nord FRESK og med leverandøren. Dette er en spennende jobb som vi ser frem til, sier han.

‒ Vil Arena-oppgraderingen ha noe å si for pasientene, på kort eller lang sikt?

DIPS ARENA i UNN:
  • Ca 6000 DIPS-brukere
  • 400 superbrukere og cirka 80 stedlige hjelpere i oppstartsstøtte
  • 20 i «digital støtte» fra regional forvaltning og andre helseforetak i regionen
  • 20 i «teknisk fjernstøtte» fra Helse Nord, Helse Nord IKT og DIPS
  • De vanligste utfordringene første døgn: Tilganger, etikettskrivere, utskrift av pasientlister og diverse angående bestilling.,

‒ Den nye funksjonaliteten er det først og fremst helsepersonell og kontorpersonell i klinikkene som vil merke. For pasienten vil innføringen av DIPS Arena ivareta pasientsikkerheten bedre enn tidligere, selv om kanskje ikke pasienten merker noe til det. Pasienten har allerede et forhold til den nye journalen gjennom innsjekk i automat. Kommende apper tilknyttet Arena vil gjøre det enklere å dele informasjon med pasientene og å kommunisere sømløst med og rundt dem, forklarer prosjektstyrelederen.

Imponert

Administrerende direktør Anita Schumacher er imponert over både innføringsprosjektet og de ansatte som nå har tatt DIPS Arena i bruk.

‒ Jeg er veldig fornøyd med at vi nå har tatt steget fra et utdatert journalsystem og er over i fremtidens verktøy. Vi har fått til dette takket være mange medarbeidere og samarbeidspartnere som har gjort en kjempegod jobb med å planlegge, forberede og gjennomføre overgangen. Etter hva jeg har fått informasjon om, gikk det hele rimelig greit. Mange stilte på jobb utover vanlig arbeidstid for å støtte og ivareta hverandre.

Også styret i UNN har fått informasjon om en vellykket innføring av DIPS Arena.

‒ Styret var imponert over at vi hadde klart dette midt oppe i alt annet vi står i for tiden. Så på vegne av både styret og meg selv vil jeg si: Tusen takk til alle som har bidratt til at vi nå har fått et bedre og mer moderne journalsystem. Et system som gir bedre informasjonsoverføring og forsterket pasientsikkerhet, sier Schumacher.

 

DIPS ARENA i UNN:
  • Ca 6000 DIPS-brukere
  • 400 superbrukere og cirka 80 stedlige hjelpere i oppstartsstøtte
  • 20 i «digital støtte» fra regional forvaltning og andre helseforetak i regionen
  • 20 i «teknisk fjernstøtte» fra Helse Nord, Helse Nord IKT og DIPS
  • De vanligste utfordringene første døgn: Tilganger, etikettskrivere, utskrift av pasientlister og diverse angående bestilling.,

Pingvinavisa Nyhetsbrev

Meld deg på vårt nyhetsbrev og hold deg oppdatert.

Din e-post: