Gastrolab (1)

Sekretærene har planlagt for økt effektivitet, mens hele avdelingen har jobbet kollektivt for å få ned ventelistene. Fra venstre: Eyvind Paulssen (overlege), Mette Johansen (sekretær), Cecilie Hansen (helsesekretær), Julie Andersen (spes.sykepleier), Inger Helene Wilsgård (sykepleier) og Christina Betten (sykepleier). Foran sitter avdelingsleder Kine Eide Pedersen og enhetsleder Linda Margareth Flått. (Bildet er tatt i en stue som tilfeldigvis var i skiftetid). Foto: Rune Stoltz Bertinussen, Krysspress

Ventelistene halvert på ett år

Gastrolab (1)
Les mer
Sekretærene har planlagt for økt effektivitet, mens hele avdelingen har jobbet kollektivt for å få ned ventelistene. Fra venstre: Eyvind Paulssen (overlege), Mette Johansen (sekretær), Cecilie Hansen (helsesekretær), Julie Andersen (spes.sykepleier), Inger Helene Wilsgård (sykepleier) og Christina Betten (sykepleier). Foran sitter avdelingsleder Kine Eide Pedersen og enhetsleder Linda Margareth Flått. (Bildet er tatt i en stue som tilfeldigvis var i skiftetid). Foto: Rune Stoltz Bertinussen, Krysspress

Det siste året har de ansatte ved fordøyelse- og nyresykdommer halvert antallet pasienter som står på venteliste. I sentrum for suksessen står sekretærene. Og enda bedre skal det bli når en helt ny skopistue settes i drift, slik at også ventetiden på behandling kan gå ned.

Helsesekretær Cecilie Hansen og sekretær Mette Synnøve Johansen smiler litt brydd av all oppmerksomheten, men er selvsagt veldig fornøyde med det de og resten av avdelingen har fått til: Antallet pasienter på venteliste for undersøkelser går endelig nedover.

Akkurat nå er det for eksempel «bare» 208 pasienter som venter på koloskopi, og kun ti som venter på gastroskopi. I fjor på denne tiden var tallene henholdsvis 561 og 151.

Den totale ventelisten for hele fagfeltet fordøyelse ved UNN Tromsø er på ett år redusert fra 1.481 til 730 pasienter. I all hovedsak skyldes dette bedre langtidsplanlegging som gjør at pasientene kan settes inn på en time som ligger lenger fram i tid, men som fortsatt er forsinket. Dermed blir de «borte» fra ventelisten.

gastrolab Cecilie Hansen (Helsesekretær) og Mette Johansen (sekretær),
Les mer
Helsesekretær Cecilie Hansen (til venstre) og sekretær Mette Synnøve Johansen har lykkes i å planlegge slik at ventelistene går ned. Foto: Rune Stoltz Bertinussen, Krysspress  

– Utfordringen vår er likevel at ventetiden på behandling ikke har gått tilsvarende ned. Det håper vi nå vil skje etter som vi har fått fire millioner kroner til opprettelse og bemanning av en ny endoskopistue. Når denne kommer ordentlig i drift, håper vi at også ventetiden skal reduseres betydelig, forteller avdelingsleder Kine Eide Pedersen.

Sammen med seksjonsleder Linda Flått og de to sekretærene forklarer hun hvorfor ventelistene ble så lange, og hvordan de har jobbet med å endre dette.

Flere årsaker til kapasitetsmangel

Koronapandemien førte til et etterslep på aktiviteten i sykehusene, men noe av årsaken til de lange ventelistene i denne avdelingen har sitt utspring i en viktig endring i pasientrettighetene fra 2015. Da fikk alle nyhenviste pasienter rett til en frist for undersøkelse. Samtidig kom det nye pakkeforløp for kreftpasienter.

I tillegg har antallet pasienter som fastlegene henviser til sykehuset stadig vært økende. Alt dette har medført at pasienter som skal til etterkontroll og videre oppfølging må vente stadig lenger. På toppen av alt kom tarmscreeningsprogrammet inn i 2023, som innebærer at alle innbyggere over 55 år får tilbud om å bli undersøkt for tarmkreft.

Konsekvensen er at behovet for koloskopiundersøkelser bare fortsetter å øke, mens ressursene for å behandle alle disse pasientene så langt ikke har økt tilsvarende.

– Når det er fare for kreft har vi bare ni virkedager på oss før pasienten skal ha en undersøkelse, forklarer Cecilie Hansen.

Denne pasientgruppen er derfor helt øverst på prioriteringslista når sekretærene starter inntaksplanleggingen, som er en mer omfattende jobb enn de fleste aner. Ulike vaktplaner, ressurser og pasientlister skal kobles sammen, og hver sekretær er –  med sin kunnskap, erfaring og oversikt – kritisk viktig personell i all pasientlogistikk.

– Men det skal vi ha; tross de lange ventelistene har vi hatt få eller ingen fristbrudd, presiserer Hansen.

gastrolab vensteliste
Les mer
Fra september i fjor og til september i år er ventelistene ved avdeling for fordøyelse- og nyresykdommer halvert., fra 1.481 pasienter på lista i fjor til 730 på venteliste nå.

Så forklarer hun hvordan de før pleide å legge puslespillet:

Skopistuene skal fylles med pasienter fra klokken 08.15 og til klokka 15.00 hver dag. Sekretærene setter opp team som skal bemanne hver stue, og i de fleste inngår både lege, sykepleier og klinisk assistent. Hvor lang tid hver undersøkelse tar, kan variere.

Deretter må de ta for seg pasientlistene, som rangeres etter hastegrad. I tillegg til pasienter i pakkeforløp, måtte pasienter som trenger øyeblikkelig hjelp og inneliggende pasienter prioriteres. Hver dag ble det satt av noen få stuetimer til disse. Det som var igjen av timer, ble så fordelt på resten. Alle pasienter som har oppsøkt lege på grunn av problemer i mage/tarmregionen, er henvist til videre undersøkelse på sykehuset og har rett på behandling, skal få et tilbud innen få uker.

Ventelistekøen består ifølge seksjonsoverlegen i all hovedsak av pasienter som skal inn på etterkontroll og videre oppfølging.

– Noen av disse pasientene opplever så store problemer mens de venter på oppfølgingstime hos spesialist, at de må sykemeldes i hele denne perioden, sier seksjonsleder og overlege Jan-Magnus Kvamme.

Konsekvenser av «ikke møtt»

– Vi begynner alltid bakerst på ventelista og setter først opp de som har ventet lengst, sier Hansen.

I dette arbeidet inngår det også individuell tilpasning for den enkelte pasient. Kanskje er det behov for tolk, kanskje tar pasienten medisiner som må stoppes før undersøkelsen, eller kanskje trenger de litt tilsyn etter undersøkelsen.

Så starter resten av utfordringene. Etter tildelt time er det en del pasienter som ringer inn fordi tidspunktet ikke passer. Dette resulterer i replanlegging. Pasienten som ringer må tilbake på ventelista, og en annen pasient må inn istedenfor.

Sammenliknet med neste utfordring er dette en bagatell. For det hender dessverre at pasienten ikke ringer inn for å endre timen, men lar være å møte av ulike grunner. Dette påvirker naturlig nok ventelistene, fordi forberedelsene som må gjøres før koloskopi gjør det vanskelig å kalle inn andre pasienter på kort varsel.

– Så er det et lite antall pasienter som møter til time, men som ikke har lest innkallingsbrevet godt nok, og dermed stiller uforberedt. Hvis de for eksempel ikke har tømt tarmen, så kan det ikke gjøres koloskopi, forklarer Kvamme.

Resultatet ble litt for ofte at teamet som sto klart på skopistua, måtte se at dyrebar tid i spesialisthelsetjenesten ble kastet vekk. I de tilfellene hvor pasienten ikke møter er gebyret nå vokst til 1.612 kroner, men dette dekker fortsatt ikke utgiftene ved å la spesialisthelsetjenesten «gå på tomgang». De som kommer uforberedt slipper å betale «ikke møtt»-gebyret, men de må settes opp på ny time, noe som gjør at ventelistene i praksis blir lengre som følge av dette.

Mistet tusenvis av timer

Alle pasienter får et standard sms-varsel som påminnelse om at de har time og en oppfordring om å lese innkallingsbrevet, men UNN har fortsatt ikke mulighet til å for eksempel sende påminnelser om når pasienten må begynne å tømme tarmen, eller gjøre andre forberedelser før undersøkelsen.

– Vi satte selvsagt inn ø-hjelpspasienter eller andre pasienter der vi kunne, men det at pasienter ikke møter til time – eller ikke møter forberedt, er en stor utfordring for hele helsetjenesten, sier avdelingsleder Kine Eide Pedersen.

gastrolab Linda M Flått og Kine Eide Pedersen
Les mer
Enhetsleder Linda Margareth Flått (til venstre) og avdelingsleder Kine Eide Pedersen er stolte over å ha ansatte som har klart å kutte lengden på ventelistene til skopiundersøkelser. Foto: Rune Stoltz Bertinussen, Krysspress

Både hun og enhetsleder Linda Flått ble ledere i denne avdelingen i 2022. Flått startet med et kartleggingsarbeid for å finne ut av hvordan timene i poliklinikken ble utnyttet.

– Fordøyelse er det største fagområdet i denne klinikken, og vi har mellom 8.000 og 8.500 pasienter gjennom vårt system årlig. Vi fikk regelrett hakeslepp da vi oppdaget at så mange som 3.000 tilgjengelige undersøkelsestimer ikke ble utnyttet. Deler av disse riktignok på grunn av redusert aktivitet i høytider og om sommeren. Men resterende timer bare «forsvant», mye på grunn av oppsett av timebøker og innkallingsrutiner, forklarer Flått.

De to lederne poengterer at endringen nå ikke kommer fordi avdelingen tidligere har gjort noe feil. De har i flere år kjempet for å redusere ventelistene, men stadig nye retningslinjer har gjort jobben krevende.

Endret rutinene

– Men hva er så hemmeligheten? Hva er nytt?

Lederne og sekretærene forklarer at de i praksis har løsnet alle brikkene, og lagt hele puslespillet på nytt.

– Etter kartleggingen så endret vi på oppsettet på timebøkene og reduserte antallet timer definert til ø-hjelpspasienter. Ø-hjelp settes nå i større grad inn der pasienter ikke møter, eller er uforberedte. På dager hvor alle pasienter møter og er godt forberedt, kan dette føre til sprengt kapasitet. Men som regel oppstår det huller i planen av ulike årsaker, sier Flått.

Så er det definert en standard tid per pasient på 30 eller 45 minutter. I løpet av denne tiden skal pasienten være ferdig undersøkt og ha fått en samtale med lege i etterkant. I tillegg skal den kliniske assistenten rekke å klargjøre utstyret, mens sykepleieren klargjør stua for neste pasient.

For å bli enda mer effektive, har de bevisst satt sammen team som de vet utfyller hverandre og som jobber godt sammen. I tillegg har sekretærene nå en bedre mulighet til å bli enige om ny time over telefon med pasienter som vil flytte timen. Dette er et resultat av poliklinikkprogrammet i UNN, hvor det tilstrebes en planleggingshorisont på fire til seks måneder. Tidligere fikk pasient brev om time en til to måneder fram i tid.

– Når vi nå setter opp en pasient på time fire-seks måneder fram i tid, så «forsvinner» de fra ventelisten. Men det betyr jo ikke at de har fått behandling. Vi er spente på å se effekten av denne lange timetilskrivingen, og om vi risikerer at flere stiller dårligere forberedt når de kommer til time, påpeker Flått.

Friske øyne

Tiltakene kan kanskje høres enkle ut, men det å jobbe annerledes og lage seg nye vaner er vanskelig.

– Det å få til endringer krever en tydelig og strukturert ledelse som klarer å sette seg inn i arbeidshverdagen til de som jobber ved enheten, slik de her har klart. Med stadig flere pasienter og stadig flere krav, er det viktig med ledelse. En ledelse som bidrar til en struktur og arbeidsform som hjelper de ansatte med å få til endringer som kan gi resultater, påpeker Kine Eide Pedersen.

Gastrolab kvamme
Les mer
Seksjonsoverlege Jan-Magnus Kvamme er opptatt av at også ventetiden må ned, ikke bare ventelistene. I uke 42 åpnet en fjerde skopistue, som vil medføre økt kapasitet i avdelingen og kortere ventetid for pasientene. Foto: Rune Stoltz Bertinussen, Krysspress

– Jeg tror det er nyttig å av og til få inn friske øyne som kan hjelpe oss med å se hva vi kan gjøre annerledes, mener helsesekretær Hansen.

Hun legger ikke skjul på at det er morsommere å være på jobb når hun ser at de lykkes. For enkelte yrkesgrupper er sykefraværet redusert fra 17 til syv prosent det siste året.

Nedgangen i sykefravær kan de ikke helt forklare. Men etter flere år med voksende ventelister, har det at de nå klarer å krympe listene gitt hele avdelingen en kollektiv boost.

– Vi sekretærene har en del andre oppgaver enn planlegging ved siden av, slik at her er et bra «kok» gjennom hele dagen. Men når du ser at ventetiden går ned, er det en veldig god følelse. Drømmen er at vi ikke har ventetid overhodet, smiler Cecilie Hansen.

– Vi holder nå på å få på plass den fjerde stua. Hvis vi får tatt den i bruk som planlagt, så skal vi – rent matematisk – klare å være ajour med ventetidene for endoskopipasientene i løpet av året, sier Kine Eide Pedersen.

Hun understreker at økt stuekapasitet er avgjørende, både for å kunne gjennomføre tarmscreeningprogrammet, og for holde planlagt ventetid for de øvrige pasientene.

LES OGSÅ:

Nyhetsbrev

Få tilsendt nyhetsbrev for Pingvinavisa første dag i hver måned.